Emisión Masiva e Individual de Contratos Utilizando Word y Excel



Combinación de Documentos en Word


Una de las funcionalidades más usadas en Word es sin duda Combinar Cartas y Correspondencia a la que llamo particularmente "Combinar Documentos"; pues de eso trata el tutorial, de generar documentos de manera automática, utilizando como fuente de datos un libro de Excel.

¿Para qué sirve esto?

Te pongo un ejemplo, si tuvieras que redactar una misma solicitud de cotización a n proveedores, ¿Lo harías manualmente o de manera automática? la respuesta es: depende de la cantidad de documentos. Si son pocos documentos resulta fácil redactar cada uno de ellos; pero cuando el número de destinatarios es elevado; es necesario recurrir a un método que permita agilizar esta tarea.

La funcionalidad combinar documentos es ideal para crear cartas, diplomas y contratos. Veamos el presente tutorial.


Caso Práctico: Emisión de Contratos para Agentes Vendedores


Para ello utilizaremos los siguientes recursos:

(+) Un Modelo de Contrato Individual de Trabajo por Comisión para Agentes Vendedores.

(+) Una Base de Datos.

Descargar Recursos

Nota: Toma como base este ejemplo para realizar los tuyos.


a. Sobre el Documento a utilizar

Te recomiendo que encierres entre corchetes y resaltes aquellas partes del documento de contenido variable. Por ejemplo el nombre del empleado, el porcentaje de comisión; entre otros. De ahora en adelante nos referiremos a estos como "Campos Combinados".



b. Sobre la Base de Datos a utilizar

En una hoja de cálculo ingresa a manera de tabla, todos los datos que deseas visualizar en el documento y que están relacionados con los Campos Combinados. Observa la siguiente captura de pantalla:


En Word, se denomina Campo Combinado a aquella expresión en el documento, que está enlazado a un origen de datos externo (sea una base de datos relacional o una hoja de excel). Podrás visualizar la información de los datos externos dentro del documento de Word.



Primer Paso: SELECCIONAR EL ORIGEN DE DATOS


1. Abre el documento de Word.

2. Accede al menú [Correspondencia].

3. Despliega el botón [Iniciar Combinación de Correspondencia].


4. Elige la opción [Cartas].


5. Despliega el botón [Seleccionar Destinatarios].


6. Elige la opción [Usar una lista existente].


7. Aparecerá una ventana donde debes elegir el archivo de excel llamado "DB Contrato Vendedores".


8. Aparecerá otra ventana donde debes indicar el nombre de la hoja donde se sitúa la tabla y si ésta contiene encabezados de columna.



Segundo Paso: INSERTAR CAMPOS COMBINADOS


9. Selecciona cada uno de los textos resaltados de amarillo y repite estas acciones para cada uno:


9.1 Desglosa el botón [Insertar Campo Combinado].


9.2 Elige el nombre de campo que corresponda al texto seleccionado.


9.3 Comprueba que el texto aparezca encerrado entre comillas « campo » . Si lo está es porque ha sido convertido en campo combinado.


10. Repite estas acciones para insertar el resto de campos combinados.



Tercer Paso: FINALIDAD DEL DOCUMENTO COMBINADO



Finalidad #1. Imprimir Documentos de forma individual

Si deseas imprimir el documento para una determinada persona; entonces pulsa el botón [Vista Previa de Resultados].


Pulsa los botones de navegación para explorar de registro en registro hasta encontrar el contrato buscado.


o bien utiliza la opción [Buscar Destinario] que te permitirá encontrar el número de contrato deseado.



Para imprimir el documento, utiliza la opción [Imprimir] del menú [Archivo] o presiona el método de abreviado [CTRL] + [P].





Finalidad #2. Imprimir Todos los Documentos o un Rango de estos

Despliega el botón [Finalizar y Combinar] y elige la opción [Imprimir Documentos].


Si deseas imprimir todos los contratos debes elegir la opción [Todos] o bien utilizar la opción [Desde - Hasta] para definir un rango de registros (cada registro representa la información de una persona). Por ejemplo indicar que deseas imprimir la información a partir del registro (1) al (5).



Configura las opciones de impresión necesarias y haz clic en el botón [Aceptar] para imprimir el lote de documentos.





Finalidad #3. Enviar Documentos a una Dirección de Correo Electrónico

Esta opción requiere que nuestra tabla tenga un campo para el "correo electrónico"; en vista que nuestra tabla no lo tiene, vamos a agregar una nueva columna. (Ver columna con texto en rojo):



Guarda los cambios realizados, cierra Excel y cierra Word.

Abre nuevamente el documento de Word, accede a la ficha [Correspondencia] y elige la opción [Asignar Campos]. Mediante esta opción podrás utilizar el campo "Correo Electrónico" como dirección de correo del destinatario. No habrá necesidad de insertar un campo combinado adicional.


Busca el campo "Dirección de Correo Electrónico" y asocialo con el campo combinado [Correo Electrónico del Empleado].


Habiendo enlazado el correo electrónico a los destinatarios, despliega el botón [Finalizar y Combinar] y elige la opción [Enviar Mensajes de Correo Electrónico].



Para el apartado "Para" elige el campo combinado de correo electrónico, luego proporciona el asunto del mensaje y determina hacer un envío masivo de contratos o un envío individual. También debes elegir el formato de envío: usa formato HTML (recomendado para mensajes de texto con imágenes) o bien Datos Adjuntos (solo adjunta el archivo al mensaje).



- Resultado de Envío con HTML



- Resultado de Envío con Datos Adjuntos

Nota: Si aparece algún mensaje de restricción o bloqueo de ejecución, no te preocupes es solo la seguridad de Outlook: para continuar con el proceso simplemente  das clic en el botón PERMITIR.



Observación: Para obtener un mensaje más personalizado se necesita agregar un campo Asunto y un campo Mensaje a nuestra tabla en Excel, de tal manera que el mensaje recibido por el usuario sea algo parecido a esto:



Eso lo explicare en otro tutorial, espero les haya gustado y no olviden compartir este contenido.



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