I. Combinación de Documentos en Word
Una de las funcionalidades más útiles en Microsoft Word es sin duda Combinar Cartas y Correspondencia a la que llamo "Combinar Documentos"; pues de eso trata el tutorial, de generar documentos de manera automática, utilizando como origen de datos un libro de Excel.
II. ¿Para qué sirve esto?
Te pongo un ejemplo, si tuvieras que redactar en Word, una misma solicitud de cotización para n proveedores, ¿Lo harías manualmente o buscarías la forma de hacerlo automáticamente? la respuesta es: depende de la cantidad de documentos. Si son pocos documentos, entonces se puede redactar fácilmente cada uno de ellos; pero si el número de destinatarios es elevado; entonces será necesario utilizar un método que permita agilizar esta tarea y ese método es Combinar Cartas y Correspondencia.
La funcionalidad Combinar Cartas y Correspondencia permite crear cartas, etiquetas, diplomas y contratos de forma automática.
III. Caso Práctico: Emisión de Contratos para Agentes de Venta
Para ello utilizaremos los siguientes recursos:- Un Modelo de Contrato en Word.
- Una Base de Datos en Excel.
A. Sobre el Documento a utilizar
Te recomiendo que encierres entre corchetes y resaltes aquellas partes del documento de contenido variable. Por ejemplo: el nombre del empleado, el porcentaje de comisión; entre otros. Estos textos serán reemplazados por "Campos Combinados".
B. Sobre la Base de Datos a utilizar
Dentro de una hoja de cálculo, ingresa (a manera de tabla), todos los datos que deseas visualizar en el documento y que están relacionados con los "Campos Combinados". Observa la siguiente captura de pantalla:
Se denomina "Campo Combinado" a aquel texto en el documento, que está enlazado a un origen de datos externo (sea una base de datos relacional o un libro de excel). Mediante un campo combinado podrás visualizar la información contenida en la base de datos.
C. Paso 1: Seleccionar el Origen de los Datos
1. Abre el modelo de contrato en Word.
2. Accede al menú [Correspondencia].
3. Despliega el botón [Iniciar Combinación de Correspondencia].
4. Elige la opción [Cartas].
5. Despliega el botón [Seleccionar Destinatarios].
6. Elige la opción [Usar una lista existente].
7. Aparecerá una ventana donde debes buscar y seleccionar el archivo de excel llamado "db contrato vendedores.xlsx".
D. Segundo Paso: Insertar los Campos Combinados
9. Selecciona cada uno de los textos resaltados de amarillo y repite las siguientes acciones para cada uno:
9.1 Desglosa el botón [Insertar Campo Combinado].
9.2 Elige el nombre de campo que corresponda al texto seleccionado.
10. Repite las acciones del punto 9, hasta que todos los campos combinados hayan sido insertados.
E. Tercer Paso: Finalización del Documento Combinado
Finalidad #1: Imprimir Documentos de forma individual
Si deseas imprimir el documento para una determinada persona; entonces has lo siguiente:
- Pulsa el botón [Vista Previa de Resultados].
- Pulsa los botones de navegación para explorar de registro en registro hasta encontrar el contrato buscado.
- o bien utiliza la opción [Buscar Destinario] que te permitirá encontrar el número de contrato deseado.
- Para imprimir el documento, utiliza la opción [Imprimir] del menú [Archivo] o presiona el método de abreviado [Ctrl] + [P].
Finalidad #2. Imprimir Todos los Documentos o un Rango de estos
Si deseas imprimir documentos para un conjunto de personas, realiza lo siguiente:
- Despliega el botón [Finalizar y Combinar] y elige la opción [Imprimir Documentos].
- Si deseas imprimir todos los contratos debes elegir la opción [Todos] o bien utilizar la opción [Desde, Hasta] para definir un rango de registros (cada registro representa la información de una persona). Por ejemplo "Desde [1] hasta [5]", quiere decir que se desea imprimir la información desde el registro 1 hasta el registro 5.
- Configura las opciones de impresión que consideras necesarias y haz clic en el botón [Aceptar] para imprimir el lote de documentos.
Finalidad #3. Enviar Documentos a una Dirección de Correo Electrónico
Si deseas enviar documentos combinados por correo electrónico a sus destinatarios; entonces haz lo siguiente:- Abre tu libro de excel, y asegúrate que la tabla de origen tenga un campo de correo electrónico. Si no lo tiene, debes crearlo (Ver columna con texto en rojo):
- Guarda los cambios realizados, cierra Excel y cierra Word.
- Abre nuevamente el documento de Word, accede a la ficha [Correspondencia] y elige la opción [Asignar Campos]. Mediante esta opción podrás utilizar el campo "Correo Electrónico" como dirección de correo del destinatario. No habrá necesidad de insertar un campo combinado adicional.
- Busca el campo "Dirección de Correo Electrónico" y asócialo al campo combinado: [Correo Electrónico del Empleado].
- Habiendo enlazado el correo electrónico a los destinatarios, despliega el botón [Finalizar y Combinar] y elige la opción [Enviar Mensajes de Correo Electrónico].
- Para el apartado "Para" elige el campo combinado del correo electrónico, luego proporciona el asunto del mensaje y elige hacer una de dos: "un envío masivo de contratos" o "un envío individual". También debes elegir el formato de envío. La opción HTML hace que el contenido del documento se inserte dentro del cuerpo del mensaje respetando el formato del texto. La opción Datos Adjuntos, solo adjunta un archivo por mensaje y no da opción de editar el cuerpo del mensaje.
- Resultado de Envío con HTML
- Resultado de Envío con Datos Adjuntos
Si aparece algún mensaje de restricción o bloqueo de ejecución, no te preocupes es solo la seguridad de Outlook: para continuar con el proceso simplemente das clic en el botón [Permitir].
Observación: Para obtener un mensaje más personalizado se necesita agregar un campo [Asunto] y un campo [Mensaje] a nuestra tabla en Excel, de tal manera que el mensaje recibido por el usuario sea algo parecido a esto:
Eso lo explicare en otro tutorial, espero les haya gustado y no olviden compartir este contenido.